Zijn de papieren agenda’s en de to-dolijstjes die op een post-it of een vellteje papier zijn neergepend verleden tijd? De IT-tools die ze vervangen zijn zonder twijfel efficiënter. Marc Klainer is coach en docent tijdmanagement, maar weet uit zijn vroegere leven ook wat het is om te laat te komen... Hij vertelt ons meer over de bestaande hulpmiddelen om onze tijd te beheren.
De papieren hulpmiddelen hebben hun grenzen
Marc Klainer vindt het beheren van onze tijd en onze verplichtingen op papier - met een agenda of een schriftje en met almaar meer to-dolijstjes - niet langer efficiënt. “Het principe van de to-dolijstjes is een horizontaal beheer van de taken: je krijgt een taak, je voert die uit, er komen er weer nieuwe taken, en ook die voer je weer uit, enz.” Om echt aan actief tijdmanagement te doen, moeten we van een horizontaal beheer van de taken overschakelen op een horizontale visie van de tijd: “Als we de taken spreiden over dagen, weken of zelfs maanden, kunnen we onze tijd plannen en, vooral, de taken afhandelen in de volgorde van hun prioriteit. Dat is veel efficiënter”.
Volstaat een papieren agenda voor dat type van tijdmanagement? “Ja, het is mogelijk om dat allemaal op papier te doen, maar het is ingewikkelder, trager, en minder netjes omdat elke dag zijn niet te voorspellen beloop heeft en we ons gebruik van de tijd continu moeten bijsturen”. Op een papieren agenda betekent dat continu schrappen en doorstrepen! “Met de betere notebook kun je trouwens zowel je agenda als je taken met hun deadlines beheren en soms zelfs ook je mails. Als je met al die dingen kunt goochelen in één enkele tool, wordt het veel makkelijker om je te organiseren.”
Notebooks hebben ook nadelen
Maar we moeten dat er ook nog allemaal uit kunnen halen en met die middelen dus overweg kunnen. Als we een nieuwe IT-tool aanschaffen, moeten we altijd door een leerfase die energie en tijd opslorpt. Voor mensen die gewoon een oplossing zoeken om hun werklast te verminderen, is dat een beetje paradoxaal en soms ook moeilijk. We moeten ook rekening houden met andere, meer psychologische obstakels: “Informatiedragers zijn rigider en laten ook minder controle toe van de kant van de gebruiker», aldus nog Marc Klainer. “Sommige mensen zullen onvermijdelijk moeite hebben om eraan te beginnen.” Maar als zo’n tool ongebruikt blijft liggen, heeft hij natuurlijk geen enkel nut.
Maar zoals er veel modellen van papieren agenda’s bestaan, bestaat er ook een grote verscheidenheid aan IT-tools. Outlook kan bijvoorbeeld worden omgevormd tot taskmanager. Er zijn ook apps die op de smartphone kunnen worden gebruikt, zoals Todoist die volledig is afgestemd op de mails en andere apps voor het maken van notities. Op internet zijn tientallen websites te vinden die u kunnen helpen met het beheer van uw taken en uw tijd.
Marc Klainer, coach en docent tijdmanagement. www.mediaconsult.be, www.cefora.be.